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Interview avec Martine Ménard : Astuces pour s’organiser au quotidien

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Catégorie(s): Non classé

1) Bonjour, peux-tu te présenter en quelques mots pour ceux qui ne te connaitraient pas encore ?

Je me nomme Martine Ménard, je suis ingénieure de formation et je détiens une maîtrise en gestion de projets d’ingénierie. Auteure du blogue « togetset », je suis experte en gestion du temps et de l’organisation. Je me spécialise dans la simplification des tâches touchant le travail, la maison, la santé et la vie familiale. J’ai réussi au fils des ans à améliorer la gestion de mes projets personnels et de mes tâches quotidiennes en adaptant des concepts d’ingénierie que j’utilise régulièrement dans la résolution de problèmes.

Le fait d’avoir mis au point des méthodes et d’avoir revu mes façons de faire pour optimiser mon temps fait en sorte qu’aujourd’hui j’ai le temps d’en parler et d’offrir des conseils pour que d’autres puissent en bénéficier.

blog-organisation

 

2) Pour toi, qu’est-ce que la « gestion du temps » et comment l’appliques-tu personnellement ?

La gestion du temps représente pour moi la manière dont j’utilise le 24 heures que je dispose dans une journée. Le même 24 heures que nous disposons tous. J’aime que le routinier soit organisé afin d’être libre et sans peur face aux imprévus et aux surprises que nous réserve la vie. Cela me laisse beaucoup d’espace pour la créativité. J’aime voir des opportunités d’amélioration et mettre en place ce qu’il faut pour atténuer et gérer les problèmes.

3) Qu’est ce qui te fait perdre le plus de temps sur Internet ou en Informatique ?

Ce qui me fait le plus perdre de temps sur le NET c’est le temps fou que cela me prend afin de trouver de l’information pertinente. Lorsque je ne trouve pas facilement, je me mets à cliquer un peu partout dans l’espoir de finir par trouver quelque chose d’intéressant.

Mis à part cela, chaque fois que je me mets à utiliser un nouvel outil, je passe un certain temps à le comprendre afin d’organiser l’outil pour faciliter l’utilisation et moins perdre de temps à l’utilisation. (ex : organisation de mes courriels)

4) Saurais-tu identifier quelques activités (hors Internet et Informatique) qui te font aujourd’hui perdre du temps? et (comment) pourrais-tu facilement les éliminer ?

Malgré que j’aie éliminé plusieurs sources de pertes de temps, il existe encore des tâches qui m’en prennent encore beaucoup. En voici trois exemples : faire la lessive, ramasser les jouets, faire les devoirs et les leçons avec les enfants. Mes pertes de temps pour faire les devoirs et les leçons sont liées au fait que je n’ai pas de contrôle sur la durée et la quantité. Pour ce qui est des jouets, les enfants grandissent, il y en a moins et ils se ramassent. Le problème s’en va donc sans avoir mis en place un système efficace. Pour ce qui est du temps passé à faire la lessive, j’essaie d’en faire un peu tous les jours. Pour cette tâche, la durée du cycle est connue, mon problème est plutôt au niveau de la quantité. Je limite la quantité de linge disponible afin d’avoir moins d’accumulation.

5) Essaies-tu d’optimiser ton temps d’une manière générale et comment procèdes-tu pour te focaliser sur ce qui est vraiment important ?

J’essaie d’optimiser mon temps de manière générale. Je fais l’exercice annuel de faire l’inventaire / revoir ce que je désire obtenir ou faire dans la vie. Je regarde ensuite comment je dois m’y prendre pour l’obtenir et j’examine ce qui est dans mon chemin. Je dois parfois libérer du temps pour atteindre mes objectifs. C’est ainsi que j’élimine des activités pour les remplacer par des nouvelles.

Prenons l’exemple de mon blogue, j’avais une heure de disponible le soir et je la consacre à mon site web. Je fixe ce que je veux accomplir dans la semaine, j’estime la durée de chaque activité et je me fais un horaire en fonction de cette unique heure de disponible. Cela m’aide vraiment à focuser sur ce qui est vraiment important, car lorsque j’arrive devant mon écran d’ordinateur, je sais exactement ce que j’ai à faire.

6) Peux-tu citer entre 3 et 5 trucs ou astuces que tu utilises ou devrais utiliser pour gagner du temps dans ton usage quotidien d’Internet ou des outils informatiques ?

  • Utilisation des marques pages pour retrouver facilement un site
  • Classement de mes dossiers informatiques : fichiers et courriels
  • Utilisation d’un outil pour gérer le temps passé sur internet (stop Watch )
  • Gestion des mots de passe (roboform )
  • Logiciel pour diffuser mes articles à grande échelle d’un seul clic

7) Peux tu également citer entre 3 et 5 trucs ou astuces que tu appliques ou devrais appliquer pour gagner du temps dans ta vie quotidienne (hors Internet et Informatique) ?

La fameuse liste de todo, que je tiens à jour sur une base régulière. J’en ai trois: liste de todo journalière maison, liste de todo travail et une pour mes projets.

L’organisation de ma cuisine me fait gagner beaucoup de temps : son aménagement, le rangement ordonné et efficace, la proximité des outils.

Mon fameux P-Touch qui facilite le classement de mes documents. Je retrouve tout tellement facilement et rapidement. De plus, j’utilise cet outil pour identifier les outils qui devraient se retrouver dans mon bureau (agrafeuse, crayon, calculatrice). De cette manière il est facile de savoir où ranger les choses.

8) Quels sont les logiciels ou services webs qui te font perdre le plus de temps et ceux qui au contraire te permettent d’être plus productif dans ce qui est véritablement important pour toi, et peux-tu expliquer pourquoi ?

Le service WEB qui me fait le plus perdre de temps c’est le logiciel pour le suivi de mes placements d’argent. Je perds du temps et comme je perds patience, je consulte mes relevés peu souvent.

Le service qui me permet d’être le plus productif est le service d’organisation de mes favoris (marques pages). Je retrouve très facilement les sites qui m’intéressent, par catégorie de sujet.

9) Penses-tu avoir un bon équilibre vie privée / vie professionnelle / vie sur le web ? Comment gères-tu la répartition de ton temps pour conserver cet équilibre ou l’améliorer ?

J’ai un très bon équilibre vie privée / vie professionnelle et vie sur le web. Pour ne pas abuser de l’internet je me fixe une plage horaire que je respecte et je demeure ouverte aux suggestions pour accélérer toute tâche répétitive et simple.

10) Si tu as d’autres remarques, idées ou astuces, n’hésites pas à les partager…

Je pense que le secret pour une bonne gestion du temps consiste d’abord à identifier ce qui est vraiment important pour nous et éliminer toute source de distraction. Lorsque j’ai fait cela par le passé j’ai gagné beaucoup de temps dans ma journée. Voici ce que j’ai éliminé : mon téléphone portable et regarder les infos le soir avant d’aller dormir. Juste enlever cela de ma vie m’a fait gagner plus de 1.5 heure par jour. 1 heure pour les infos et 30 minutes pour le téléphone portable. Comme les gens ne peuvent pas me rejoindre par téléphone facilement, cela les forces à être plus organisés, être à l’heure et prendre des engagements fermes.

 

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