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Suivi automatique de mails en attente d’action extérieure dans GMail

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Si vous êtes un adepte de la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen, vous savez qu’il est important de garder une liste “Waiting For” pour tout ce qui est en attente de l’action de quelqu’un d’autre.

gtd-waiting-for-gmail-label-filtre

Typiquement, si vous envoyez un email à un collègue pour action, ce n’est plus une tâche pour vous, mais ce mail doit se retrouver dans votre liste “Waiting For” afin de pouvoir contrôler que vous obtiendrez effectivement la réponse et le résultat final attendu.

GMail, la messagerie gratuite de Google, permet de gérer des labels avec un titre personnalisé mais propose également de traiter ou d’archiver de manière automatique ses emails grâce à des filtres, bref c’est l’outil parfait pour gérer automatiquement une liste de mails en attente d’action extérieure.

Commencez par créer un label “@ WAITING FOR” ou « EN ATTENTE »

  • Allez dans Settings / Paramètres (option en haut à droite)
  • Allez dans l’onglet Labels /
  • Créer un nouveau label “@ WAITING FOR”

Créez un filtre pour automatiquement classer ses emails dans la liste “@ WAITING FOR”

  • Allez dans Settings / Paramètres
  • Allez dans l’onglet Filters / Filtres
  • Créez un nouveau filtre / Create a new filter (en bas de page)
  • Dans le champs From / De indiquez votre propre adresse email
  • Dans le champs Has the words / Contient le mot, indiquez un mot clé que vous aurez choisi comme *wf
  • Passez à l’étape suivante de la création du filtre / Next Step
  • Cochez l’option Skip the Inbox (Archive it) / Passez la boîte de réception
  • Cochez l’application d’un label et choisissez le label “@ WAITING FOR”
  • Sauver votre filtre

Il ne vous reste plus désormais qu’à ajouter le mot clé *wf dans les emails que vous envoyez et pour lesquels vous voulez assurer le suivi de manière efficace. En ajoutant ce petit mot clé, le filtre automatique de GMail va classer cet email envoyé (et toutes les réponses qui contiendront l’email d’origine) dans la liste « @WAITING FOR ».

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